À l'ère du numérique, il est souvent plus facile de communiquer derrière un écran que face à face ou de vive voix. Vous envoyez des SMS ou des e-mails depuis votre smartphone, vous échangez des messages instantanés et utilisez des emojis pour exprimer vos opinions.
Cependant, selon certaines données récentes, il y a un fossé entre la manière dont les étudiants et les jeunes professionnels perçoivent l'efficacité de leurs communications orales et ce que les employeurs en pensent. Alors que la majorité des jeunes estiment communiquer convenablement à l'oral, moins d'un tiers des employeurs pensent de même.
L'importance d'une bonne communication verbale
Une communication efficace repose sur de nombreux facteurs. Qu'il s'agisse de ce que vous dites ou de la manière dont vous le dites, de la communication non verbale, des compétences rédactionnelles ou même de votre apparence générale, tout affecte la façon dont vous partagez, recevez et transmettez des informations.
À l'ère du numérique, les compétences en communication orale sur le lieu de travail restent toujours d'une importance capitale. Ces compétences vous seront utiles dans bien des situations professionnelles : lors de réunions, lors d'ateliers sur des produits ou services, lors de présentations, lors de conférences face à des collègues ou à des clients, et même lors de simples conversations quotidiennes.
Si vous communiquez bien à l'oral, vous êtes plus à même d'éviter les pertes de temps, les malentendus, les erreurs et les conflits. Vous êtes par ailleurs en mesure de contrôler la manière dont les autres vous perçoivent.
Vous le savez, dans le monde professionnel, « le temps, c'est de l'argent », et développer de solides compétences en communication orale vous aide à transmettre des informations précises et pertinentes rapidement et efficacement, ce qui se traduit par de meilleurs résultats. Vous évitez ainsi la confusion que peut entraîner un échange d'e-mails ou de SMS dont le sens est ambigu. Vous êtes également plus à même de démontrer votre professionnalisme et vos compétences aux autres, en particulier à vos supérieurs hiérarchiques.
Alors, comment améliorer vos compétences en communication orale afin d'être plus performant et d'accélérer votre développement professionnel ?
Il existe une multitude de scénarios, mais voici quatre situations de travail très courantes. Nous vous prodiguons des conseils sur les moyens de communiquer plus efficacement dans ces situations, tout en vous laissant la possibilité de les adapter à d'autres types d'interactions.
En réunion
Que vous organisiez une réunion ou y participiez simplement, exposez votre point de vue de manière concise, précise et directe. Si vous n'en dites pas assez, vous risquez de ne pas vous faire entendre. Si vous parlez trop, vous risquez de perdre l'attention de votre auditoire. Prenez le temps de réfléchir à ce que vous voulez dire précisément. Vous vous focaliserez mieux sur vos idées et vous éviterez de trop parler et de vous embrouiller. En général, réfléchir avant de parler est une bonne habitude à prendre. En outre, vous devez parfois attendre avant d'intervenir. Dressez alors la liste de vos arguments. Vous restez ainsi concentré sur ce que vous avez à dire et vous évitez d'avoir à couper la parole aux autres.
Lors de présentations
À un moment de votre vie professionnelle, vous devrez probablement faire une présentation. Si vous n'êtes pas naturellement enclin à parler face aux autres, vous devrez également gérer le stress qui peut survenir en public. Il est essentiel de vous préparer et de vous entraîner pour gagner en confiance et vous sentir plus à l'aise. Encore une fois, réfléchissez bien à ce que vous voulez dire : les idées ou les messages clés que vous voulez transmettre. Et prenez le temps d'arriver à une présentation concise. Utilisez des mots courts et des phrases concises qui résument clairement chaque idée. Et essayez de parler le plus lentement possible. Peut-être êtes-vous nerveux et souhaitez-vous terminer votre présentation le plus rapidement possible ? Mais insistez tout de même sur l'importance de chaque idée clé, sans vous précipiter. Vous éviterez ainsi toute confusion et votre présentation sera plus efficace et plus professionnelle.
Lors d'ateliers
Les ateliers ou les sessions d'idéation sont fréquents sur le lieu de travail. C'est là que vous explorez, prototypez, développez ou rejetez des idées. Si vous participez à un atelier, prenez le temps de réfléchir à la raison de votre présence, à ce que vous souhaitez réussir et aux objectifs généraux. Encore une fois, vous vous concentrerez ainsi le but à atteindre et votre communication sera plus claire. N'oubliez pas de respecter les autres participants et de ne pas les interrompre. En écoutant et en réfléchissant à ce que vous voulez et devez dire, vous développerez une communication claire. Soyez précis et faites-vous comprendre. Au fur et à mesure que vous développez votre réputation sur votre lieu de travail, votre façon d'apprendre et d'évoluer tout en contribuant à la croissance de l'entreprise jouera un rôle dans la manière dont les autres vous perçoivent.
Lors de conversations
Les conversations sont constantes sur le lieu de travail. Elles peuvent être professionnelles ou concerner des sujets divers et variés entre collègues. Considérez donc les conversations comme une manière directe de mener à bien votre mission (collective) et comme un moyen d'établir de bonnes relations avec vos collègues.
Une bonne communication verbale repose avant tout sur de bonnes capacités d'écoute. Vous devez comprendre ce que l'on vous dit pour réagir de manière appropriée. N'ayez pas peur de répéter ce que quelqu'un dit pour vous assurer d'avoir bien compris et d'être tous les deux sur la même longueur d'onde. Utilisez un langage qui montre que vous respectez le point de vue de l'autre, même si vous n'êtes pas d'accord. Bien écouter est essentiel pour communiquer efficacement.
Lorsque vous communiquez sur votre lieu de travail, il est important de respecter vos collègues et d'avoir une attitude professionnelle, même lors d'interactions informelles.
Enfin, ayez confiance en votre façon de communiquer. Évitez de formuler vos affirmations comme des questions, mais faites attention de ne pas vous montrer arrogant ou agressif. Soyez sûr de vos propos, tout en écoutant les autres et en faisant preuve d'empathie. La confiance en vous et en ce que vous dites témoigne de votre confiance en ce que vous allez faire.
