في العصر الرقمي، يكون العاملون الرقميون في كثير من الأحيان أكثر راحة في التواصل من خلف الشاشة مما يكونوا عليه وجهًا لوجه، أو شفهيًا. يمكنك استخدام هاتفك الذكي لإرسال النصوص أو رسائل البريد الإلكتروني، والدردشة مع الآخرين، وفي هذه الأدوات، من المرجح أن تستخدم الرموز التعبيرية للتعبير عن الآراء، أليس كذلك؟
ولكن وفقًا لبعض البيانات الحديثة، هناك فجوة كبيرة بين مدى فعالية اعتقاد الطلاب والمهنيين الشباب في اتصالاتهم الشفهية - وما يعتقده أصحاب العمل بشأن تلك المهارات. في حين أن غالبية الشباب يعتقدون أنهم يتواصلون بشكل جيد شفهيًا، فإن أقل من ثلث أصحاب العمل يوافقون على ذلك.
أهمية التواصل الشفهي الجيد
يعتمد التواصل بفعالية على مجموعة كاملة من العوامل المختلفة. بدءًا من الأشياء التي تقولها والطريقة التي تتحدث بها للتواصل غير الشفهي، إلى مهارات الكتابة، وحتى مظهرك العام - تؤثر جميع هذه الأشياء على طريقة مشاركتك للمعلومات وتلقيها ونقلها.
في العصر الرقمي، لا تزال مهارات التواصل الشفهي في مكان العمل ذات أهمية حيوية. ستكون هناك جميع أنواع المواقف في العمل حيث ستحتاج إلى استخدام هذه المهارات. من اجتماعات العمل إلى ورش عمل المنتجات أو الخدمات؛ عندما يُطلب منك تقديم عرض تقديمي، أو حتى تقديم محاضرة للزملاء أو العملاء، وحتى في المحادثات اليومية البسيطة.
عندما تتواصل بشكل جيد شفهيًا، فإنك تكون في وضع أفضل لتجنب إضاعة الوقت، وسوء الفهم، وسوء التواصل، والتعارض. والتحكم في رؤية الآخرين لك.
في السياق المهني، حيث "الوقت كالذهب"، يعني تطوير مهارات الاتصال الشفهي الفعّالة أنك قادر بشكل أفضل على نقل معلومات دقيقة وذات صلة بسرعة وفعالية - الأمر الذي سيؤدي في نهاية المطاف إلى نتائج أفضل. تتجنب الارتباك الذي يمكن أن ينشأ عن تبادل البريد الإلكتروني أو النص حيث يمكن أن يصبح المعنى مشوشًا. كما أنك تشير إلى احترافيتك وكفاءتك للآخرين - خاصة رؤسائك.
إذًا كيف يمكنك بناء مهارات تواصل شفهي أفضل لأداء وظيفتك بشكل أفضل وتسريع تطويرك المهني؟
هناك العديد من سيناريوهات العمل، ولكن هناك أربعة مواقف عمل شائعة جدًا. نحن نقدم نصائح حول الطرق التي يمكنك من خلالها التواصل بشكل أكثر فعالية خلال هذه المواقف ويمكنك تكييفها لتناسب أنواع أخرى من التفاعلات.
في الاجتماعات
سواء كنت تستضيف اجتماعًا مع الزملاء أو تحضره كمشارك، فأنت تريد أن تنقل وجهات نظرك بشكل موجز وواضح ومباشر. إذا تحدثت حول القليل جدًا، فإنك تخاطر بعدم توضيح وجهة نظرك. إذا كنت تثرثر كثيرًا، فإنك تخاطر بتشتيت الآخرين وفقد انتباههم. توقف لحظة قبل أن تتحدث للتفكير بدقة في ما تريد أن تقوله. سيساعدك ذلك على زيادة تركيزك وتجنب التحدث بشكل مفرط وإرباك الآخرين. بشكل عام، التفكير قبل التحدث هو عادة تواصل جيدة لتطويرها. أيضًا، في بعض الأحيان تحتاج إلى الانتظار لإضافة صوت الإدخال الخاص بك، ينبغي عليك عمل قائمة نقطية بالنقاط التي تخطط لفعلها. يساعدك هذا على تركيز تعليقاتك ويمنعك من الشعور بالحاجة إلى المقاطعة.
في العروض التقديمية
في مرحلة ما من حياتك المهنية من المرجح أن تضطر إلى تقديم عرض تقديمي. وإذا كنت لا تميل بشكل طبيعي إلى التحدث أمام الآخرين، فسوف يتعين عليك أيضًا التعامل مع أنواع التوتر والضغط الذي يمكن أن ترافق التحدث علانية. من الضروري الاستعداد مسبقًا والممارسة، حتى تشعر بثقة أكبر مما يؤدي إلى شعورك بهدوء أكثر. مرة أخرى، تأكد مما تريد أن تتحدث عنه - الأفكار أو الرسائل الرئيسية التي تحتاج لنقلها - واستغرق الكثير من الوقت لتطوير العرض التقديمي بشكل موجز. جرّب استخدام الكلمات القصيرة والجمل القصيرة التي تلخص كل فكرة بوضوح. واجعل هدفك التحدث ببطء قدر الإمكان. حتى إذا كنت تشعر بالتوتر وتريد إنهاء العرض التقديمي بأسرع وقت ممكن، ركّز على أهمية كل فكرة رئيسية، ولا تتسرع. سوف تتجنب الارتباك وستُنجز المهمة بشكل أكثر فعالية. وبشكل أكثر احترافية.
في ورش العمل
تعتبر ورش العمل أو جلسات الأفكار هي الشائعة في مكان العمل. تلك هي المساحات التي يمكن فيها استكشاف الأفكار ووضع النماذج الأولية لها وتطويرها - أو استبعادها. إذا كنت تنوي الذهاب إلى ورشة عمل، خذ وقتًا للتفكير في سبب وجودك هناك، وما الذي تريد تحقيقه، وما هي الأهداف العامة. مرة أخرى، سيساعدك هذا في التركيز على أهدافك وتوضيح رسائلك. تذكر أن تكون محترمًا للمشاركين الآخرين وحاول ألا تقاطعهم - سيضمن الاستماع والتأمل في ما تريد وتحتاج للتحدث عنه كونك واضحًا في تواصلك الخاص بك. اجعله واضحًا وتوصّل إلى النقطة التي تريد توضيحها. خلال تطوير سمعتك في مكان العمل، سيلعب كيفية تعلمك وتطورك وكذلك المساهمة في نمو الشركة دورًا في كيفية رؤية الأخرين لك.
في المحادثات
تُجرى المحادثات في مكان العمل طوال الوقت. سواء كانت التبادلات ذات صلة بالعمل مباشرة أو خارج الموضوع بين الزملاء العمال. لذا فكّر في المحادثات باعتبارها وظيفة مباشرة لإنجاز وظيفتك (الجماعية) وأيضًا طريقة لبناء علاقات جيدة ومهمة مع الزملاء.
يعتمد التواصل الشفهي الجيد في المقام الأول على مهارات الاستماع الجيدة - تحتاج إلى فهم ما يقوله لك شخص ما للاستجابة بشكل مناسب. لا تخف من تكرار ما يقوله شخص ما للتأكد من فهمك له، وكذلك التأكد من أنكما تفكران في الأمر نفسه. استخدم لغة تعبر عن احترام وجهة نظر الشخص الآخر، حتى وإن كنت غير موافق عليها. الاستماع الجيد هو جزء حيوي من كونك قادرًا على التواصل الشفهي بفعالية.
خلال التواصل في مكان العمل، من المهم أن تحترم زملاءك وأن تبقى مهنيًا في أكثر التفاعلات غير الرسمية.
وأخيرًا، حاول أن تكون واثقًا من طريقة تواصلك. تجنب التحدث بعبارات قد تبدو وكأنها أسئلة - على الرغم من أنه يجب أن تكون حريصًا على عدم الظهور بغطرسة أو عدوانية. كن حازمًا في ما تقوله، وأثناء الاستماع، والتعاطف مع الآخرين. تثبت الثقة في نفسك وفي ما تقوله أنك تؤمن بما ستتبعه في حديثك.
