Nos conseils pour améliorer vos capacités rédactionnelles en tant que professionnel technique

Quelles sont vos compétences rédactionnelles ? En tant que professionnel technique, cette question peut vous sembler bizarre. N'êtes-vous pas recruté pour vos compétences techniques plutôt que pour votre prose ?

En fait, oui et non. Dans l'environnement professionnel actuel, vous devez combiner de nombreuses aptitudes pour être performant à votre poste. Les compétences en communication en font partie.

Dans tous les milieux professionnels, savoir bien rédiger un e-mail, un rapport, un code source ou une documentation logicielle est non seulement une compétence appréciable, mais indispensable.

Voici quelques conseils pour maîtriser aussi bien la communication que la technique :

Le message clé doit figurer au premier plan

Avant de commencer à rédiger, réfléchissez bien à ce que vous souhaitez communiquer.

Quel est le message clé que vous souhaitez transmettre à votre destinataire ? Gardez bien cette idée en tête et ne vous en éloignez pas. Au travail ou dans la vie quotidienne, peu d'entre nous ont le temps de lire des textes longs qui n'en viennent pas rapidement au fait.

Posez-vous la question suivante : votre audience, quelle qu'elle soit, comprendra-t-elle l'idée phare si elle ne lit que les premières lignes de votre texte ? Relisez ce que vous avez écrit. Si votre idée principale n'apparaît pas dès le premier paragraphe, modifiez votre texte pour que ce soit le cas.

Apprenez à connaître votre audience

À qui vous adressez-vous ? Ce n'est pas la même chose d'écrire à un collègue, à son patron ou à un client. Utilisez le ton approprié et essayez toujours de vous mettre à la place de la personne qui lira que ce que vous avez écrit. Votre message est-il clair ? Avez-vous fourni toutes les informations nécessaires ?

Vous pouvez facilement, sans le vouloir, blesser ou choquer ceux à qui vous vous adressez. Évitez tout langage familier, discriminant, irrespectueux, voire blasphématoire.

La règle de base est d'éviter tous les termes pouvant donner l'impression que vous avez des préjugés sur le sexe, l'orientation sexuelle, la race, l'âge ou l'invalidité. Pour cela, n'employez pas les termes masculins génériques : écrivez « responsable d'entreprise » plutôt qu'« homme d'affaires » pour éviter les problèmes potentiels.

Séparez opinion personnelle et opinion professionnelle. Au travail, limitez-vous à cette dernière.

Soyez bref

Vous avez commencé par communiquer votre idée phare. Le reste de votre communication doit être aussi succinct que possible.

Annoncez votre message clé. Affirmez-le. Incluez toutes les informations pertinentes. Terminez par un appel à l'action ou un mot de remerciement.

Bien qu'il soit tentant d'inclure tous les détails ou d'essayer d'impressionner le lecteur, se disperser de la sorte a souvent l'effet inverse. Vous devez chercher à être clair et concis. Votre principal objectif est de communiquer efficacement et rapidement. Vous devez donc éviter autant que possible les mots ou le vocabulaire compliqués.

La grammaire, la grammaire, la grammaire

Certes, vous n'êtes pas spécialisé en littérature,  mais ce n'est pas une excuse pour mal construire vos phrases ou faire des fautes d'orthographe. Savoir rédiger des phrases correctes est essentiel, quel que soit votre poste.

Quelques règles de base :

• Évitez la voix passive. « Suivez les protocoles » est plus correct que « les protocoles doivent être suivis ».
• Faites des phrases courtes et affirmatives.
• Vérifiez systématiquement l'orthographe.
• Soyez attentif à la ponctuation.

De manière générale, utilisez des phrases et des paragraphes courts pour éviter les fautes de grammaire.

Relisez-vous toujours

Lisez à haute voix avant de partager. Faites-nous confiance. C'est toujours une bonne idée.

Que vous occupiez votre poste depuis longtemps ou non, ou que vous écriviez des e-mails ou des rapports régulièrement ou non, vous ne regretterez jamais d'avoir pris le temps de vous relire ou de lire votre texte à un collègue pour repérer les erreurs ou les coquilles.

Prenez votre temps avant de cliquer sur Envoyer (quel que soit le mode d'envoi choisi) pour éviter tout problème ultérieur.

Apprendre toute votre vie

Bien écrire est une aptitude professionnelle prioritaire que vous devez constamment chercher à améliorer.

En effet, si vos idées valent la peine d'être partagées, le moins que vous puissiez faire est de vous assurer qu'elles sont bien communiquées et comprises.