نصائح لتحسين كتابتك كتقني

ما مدى جودة مهاراتك في الكتابة؟ قد يبدو هذا سؤالاً غريبًا تطرحه على أحد التقنيين. ففي النهاية، يتم تعيينك لبراعتك التقنية، وليس لمهارتك في الكتابة النثرية، أليس كذلك؟

حسنًا، نعم ولا. في بيئة الأعمال التجارية اليوم، من المتوقع أن تكون لديك مجموعة كبيرة من الاستعدادات للقيام بعمل جيد في عملك. وهذا يتضمن مهارات الاتصال.

إن القدرة على الكتابة بشكل جيد - سواءً كان بريدًا إلكترونيًا أو تقريرًا أو أكواد المصدر أو وثائق للبرامج - فإن ذلك لا يُعد فقط مهارة جيدة، بل إنها مهارة يتوقع منك امتلاكها في معظم الأماكن الاحترافية.

إليك بعض النصائح التي تضع قدمك على الطريق لتصبح كاتبًا تقنيًا:

يجب أن تكون الرسالة الرئيسية في الصدارة والمنتصف

قبل الكتابة، تأكد مما تريد التواصل حوله.

ما الرسالة الرئيسية التي تحتاج إلى أن يفهمها المتلقي جيدًا؟ ابدأ بها وابق قريبًا منها. في الأعمال التجارية، وفي الحياة، لا يملك معظمنا الوقت لقراءة نصوص طويلة تأخذ وقتًا طويلاً لتصل إلى صلب الموضوع.

وبالاسترشاد بذلك: إذا كان جمهورك - أيًا كان - لا يقرأ إلا الأسطر القليلة الأولى مما تكتبه، فهل سيصلون إلى فكرتك الرئيسية؟ انظر إلى ما كتبته. إذا لم توضح وجهة نظرك في الفقرة الأولى، فقم بإجراء تعديل وتأكد من الدخول إلى صلب الموضوع مباشرة.

اعرف جمهورك

من تخاطب؟ إن الكتابة إلى زميل أو رئيس أو عميل ليست نفس الشيء. كن حذرًا في نبرتك وحاول دائمًا أن تضع نفسك في مكان الشخص الذي سيقرأ ما كتبته. هل وضحت رسالتك؟ هل قدمت كل التفاصيل اللازمة؟

إن الأمر أسهل مما يبدو أن تتسبب في إهانة أو تعطي انطباعًا سيئًا دون أن تقصد ذلك. كن حذرًا جدًا لتجنب استخدام لغة قد تكون حميمية أو تمييزية أو عديمة الاحترام أو حتى بذيئة بشكل مفرط.

قد يبدو الأمر واضحًا، ولكن تتمثل إحدى القواعد الجيدة في تجنب استخدام الكلمات التي تُظهر تحيزًا بناءً على الجنس أو التوجه الجنسي أو العرق أو السن أو الإعاقة. ويمكن أن يكون ذلك بسيطًا مثل عدم استخدام كلمات تحمل صيغة المذكر - يتجنب "الإداريون" المسائل غير المقصودة التي قد يسببها "رجال الأعمال".

فكر في الأمر على هذا النحو - الرأي الشخصي مقابل الرأي المهني. في مكان العمل، تمسك بالأخير.

الأقل هو الأكثر

هل تذكر كيف بدأت بفكرتك الرئيسية في المقدمة؟ حسنًا، حاول أن تحافظ على الجزء المتبقي من الرسالة موجزًا قدر الإمكان.

اذكر رسالتك الرئيسية. وأكد عليها. وقم بتضمين كل المعلومات ذات الصلة. واختم بدعوة إلى العمل أو كلمة شكر.

قد يكون من المغري تضمين كل تفصيلة، والرغبة في إثارة إعجاب القارئ، إلا أن الخروج عن النص سيعطي في كثير من الأحيان نتائج عكسية. اسع إلى الوضوح والسرعة. إن هدفك الرئيسي هو توصيل شيء ما بشكل واضح وسريع. وهذا يعني أيضًا تجنب المصطلحات والمفردات المعقدة قدر الإمكان.

انتبه إلى القواعد النحوية

مع مراعاة أنك غير متخصص في الأدب.  فإن هذا ليس عذرًا للجمل سيئة البنية أو الأخطاء الإملائية. إن معرفة كيفية تجميع الجمل الصحيحة أمر بالغ الأهمية، بغض النظر عن المسمى الوظيفي لك.

بعض القواعد الأساسية:

• تجنب أشياء مثل المبني للمجهول. إن "اتباع البروتوكولات" أقوى من "ينبغي اتباع البروتوكولات".
• اجعل الجمل قصيرة وتوكيدية.
• تحقق من الإملاء - في كل مرة.
• ضع في الاعتبار استخدامك لعلامات الترقيم.

بصفة عامة، سيساعدك الحفاظ على الجمل والفقرات قصيرة ومختصرة على استمرار التحكم في قواعد اللغة.

التدقيق - دائمًا

اقرأ ما كتبته بصوت عالٍ قبل مشاركته. ثق بنا. هذه دومًا فكرة جيدة.

بغض النظر عن المدة التي قضيتها في منصبك، ولا عدد الرسائل الإلكترونية أو التقارير التي تكتبها بشكل منتظم، إلا أن استغراق الوقت اللازم لقراءة نص مرة ثانية لنفسك أو لأحد الزملاء، عادة ما يسلط الضوء على الأخطاء أو الأخطاء المطبعية.

قد يؤدي التوقف قبل النقر على "إرسال" - بالرغم من اختيارك القيام بذلك - إلى إنقاذك من العديد من المشاكل بعد ذلك في المستقبل.

التعلم مدى الحياة

تُعد الكتابة بشكل جيد إحدى الكفاءات المهنية الرئيسية التي ينبغي أن تعطيها الأولوية، والتي ينبغي أن تهدف إلى الاستمرار في تحسينها بمرور الوقت.

ففي النهاية، إذا كانت أفكارك جديرة بالمشاركة، فإن أقل ما يمكنك فعله هو ضمان مشاركتها بشكل جيد وفهمها.